Für Unternehmen, Behörden etc. ist es meist ineffizient, wenn jeder Mitarbeiter für sich, Dokumente auf seinem Arbeitsplatzrechner speichert. Ein Austausch unter Kollegen kostet dann unnötig Zeit und auf jedem Rechner muss die passende Software zum Lesen und Bearbeiten der unterschiedlichen Formate installiert sein. Wesentlich besser ist die Ablage an einem zentralen und immer verfügbaren Ort. Hier bietet sich die Implementierung eines webPDF-Servers an.
Konvertieren nach PDF!
Die Idee hinter webPDF ist es, möglichst alle Dokumente in das PDF-Format zu überführen und diese dann mit einer serverseitigen Lösung an zentraler Stelle, bequem zugänglich zu machen. Normalerweise müssten entsprechende Softwareprodukte auf jedem Mitarbeiter-PC installiert sein, um die vielen anfallenden Formate nach PDF umwandeln zu können. Je nach Anforderungen an Sicherheit und Archivierung, sind zudem diverse Dinge zu beachten. Das bedeuted Lernaufwand für die Kollegen und Kosten für die Firma.
Hier bietet sich das plattformunabhängige und Java basierte webPDF als optimale Businesslösung für einen verbesserten Arbeitsablauf an. Im Prinzip lässt sich webPDF ganz ähnlich wie ein CRM oder CMS verwenden. Einmal auf einem Windows- oder Linux-Server oder sogar einer virtuellen Maschine installiert, werden die Webservices des webPDF-Portals einfach über den Browser bedient.
Man loggt sich ein und lädt zb. ein Word-Dokument hoch. Dieses wird dann in ein PDF konvertiert und kann nun mit integrierten Werkzeugen weiter bearbeitet werden. So lassen sich Dokumente ausrichten, vergrößern und verkleinern. Seiten lassen sich entfernen, löschen und rotieren. Seiten und Abschnitte lassen sich aus den PDF´s extrahieren. Dokumente können geteilt und zusammengeführt werden. Die Bearbeitungen werden außerdem visuell mit einer Vorschau unterstützt.
Um Probleme bei der Email-Archivierung zu lösen, kann man aber auch jederzeit eine email in pdf umwandeln. Die Konvertierung von E-Mails für eine sichere Archivierung ist in allen gängigen Formaten wie Outlook (MSG) oder MIME (EML) präzise möglich und kann aus der Datei oder direkt vom Mail-Server wie Exchange, IBM Domino usw. geschehen. Dabei bleiben auch Formatierungen und Grafiken erhalten. HTML-E-Mails werden sogar inklusive CSS konvertiert. So unterscheiden sich die E-Mails nicht von der Anzeige im E-Mail-Client.
Besteht ein Dokument nur aus Grafiken, können auch diese konvertiert werden. Über das OCR-Feature werden grafisch vorhandene Texte bearbeitbar gemacht.
Die Macher von webPDF haben auf den sicheren, kontroll- und genehmigungspflichtigen Dokumentenverkehr geachtet. Die revisionssichere Verarbeitung ist beispielsweise durch den Einsatz von digitalen Unterschriften in Verbindung mit einem PDF/A-Dokument gewährleistet.
Interessant ist webPDF auch für Entwickler. So wird eine API, also eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, welche eine recht simple Implementierung in beliebige Software-Anwendungen oder auch mit PHP z.B. in Contentmanagement-Systeme, Online-Shops und dergleichen ermöglicht. Damit ist webPDF für jedes Unternehmen äußerst flexibel nutzbar.
Einige der Highlights von webPDF:
- PDF-Konvertierung in über 100 Dateiformate
- Integrierte elektronische Signaturfunktion
- PDF/A-Konvertierung und Validierungsfunktionen
- Viele Exportfunktionen für alle gängigen Grafikformate
- Grafiken, Scan- und Faxdokumente durchsuch- und bearbeitbar
- Sprachenerkennung
- Zoomfunktion
- Integrierte Stempelfunktion für Wasserzeichen als Text oder Grafik
Mit webPDF erübrigt sich die Installation und ständige Updates von Originalanwendungen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Der Austausch von Dokumenten ist bequem und schnell. Die Serveranwendung lässt sich im Internet, aber auch im internen Intranet und jederzeit verschlüsselt nutzen. Nicht jeder Mitarbeiter muss einen Zugang bekommen. Damit ist webPDF eine sehr sichere Lösung und für Unternehmen wie Behörden auch deshalb empfehlenswert, weil webPDF völlig ohne Einschränkungen und zusätzliche Lizenzkosten nutzbar ist. Anleitungen, Video-Tutorials und viele weitere Informationen auch zu den Preisen, gibt es unter webpdf.de
